Digitalizacja i automatyzacja proces贸w? 7 punkt贸w, jak wybra膰 odpowiedni system

Przygotowanie projektowe i techniczne, zapewnienie zasob贸w ludzkich, dost臋pno艣膰 wsparcia nie tylko we wdro偶eniu, ale tak偶e w rozwoju i utrzymaniu systemu jest r贸wnie wa偶ne jak jego funkcjonalno艣膰. Do艣wiadczenie dostawcy jest zatem niezwykle wa偶ne przy wyborze oprogramowania.

Digitalizacja i automatyzacja proces贸w? 7 punkt贸w, jak wybra膰 odpowiedni system, CDESK
Digitalizacja i automatyzacja proces贸w? 7 punkt贸w, jak wybra膰 odpowiedni system, CDESK

Ka偶da firma ma dzi艣 potrzeb臋 digitalizacji i automatyzacji. Jest to naturalny proces, kt贸ry je艣li nie jest odpowiednio zarz膮dzany przez firm臋, b臋dzie ona mia艂a problem w walce z konkurencj膮. Ten mecz odbywa si臋 wewn膮trz firmy, na poziomie cyfrowym. Zalet膮 jest to, 偶e znasz swoje 艣rodowisko korporacyjne, dzi臋ki czemu mo偶esz bardzo dobrze reagowa膰. Ka偶da firma ma bezpo艣redni wp艂yw na stosowane praktyki i procesy. To w艂a艣nie ich digitalizacja i automatyzacja jest sposobem na wyprzedzenie konkurencji w postaci wy偶szej wydajno艣ci i ni偶szych koszt贸w, przy tym samym lub wy偶szym obci膮偶eniu prac膮.

W tym artykule dowiesz si臋, jak wybra膰 i wdro偶y膰 system, kt贸ry zapewni Ci przewag臋 konkurencyjn膮.

Wprowadzenie systemu do proces贸w nast臋puje zazwyczaj wtedy, gdy w firmie pojawiaj膮 si臋 problemy. Nale偶y pami臋ta膰, 偶e ka偶da organizacja jest tak wydajna, jak jej najs艂absze ogniwo. A to cz臋sto tkwi w niezarz膮dzanych procesach. Obecnie istnieje oprogramowanie dla ka偶dej pracy lub dzia艂alno艣ci biznesowej w organizacji. Mo偶e ono zdigitalizowa膰 dzia艂alno艣膰, a tym samym zbudowa膰 przejrzyst膮, cyfrow膮 firm臋 lub instytucj臋.

Digitalizacja codziennej pracy tworzy system, kt贸ry pomaga wykonywa膰 t臋 sam膮 prac臋 bardziej efektywnie.

Podstawowym problemem i niestety rzeczywisto艣ci膮 dla firm i organizacji jest fakt, 偶e wiele firm korzysta z kilku r贸偶nych rozwi膮za艅 programowych, kt贸re rzadko komunikuj膮 si臋 ze sob膮 w celu zbudowania 艣rodowiska cyfrowego. Powstawanie redundancji, duplikacji, nieprzejrzysto艣ci s膮 zatem cz臋stymi konsekwencjami.

Jak wybra膰 odpowiedni system do digitalizacji i automatyzacji proces贸w biznesowych?

System powinien spe艂nia膰 nast臋puj膮ce kryteria :

  1. obejmuje jak najwi臋cej powi膮zanych ze sob膮 proces贸w, kt贸re podlegaj膮 digitalizacji, umo偶liwia automatyzacj臋 proces贸w 鈥 przy wyborze nale偶y skupi膰 si臋 na procesach, kt贸re mo偶na zdigitalizowa膰 i rutynowych czynno艣ciach, kt贸re da si臋 zautomatyzowa膰,
  2. integruje agendy firmowe  鈥 system sam obs艂uguje agendy lub umo偶liwia 艂膮czenie si臋 z innymi systemami, w kt贸rych te agendy s膮 obs艂ugiwane, unikaj膮c w ten spos贸b niepotrzebnego powielania danych, procesy dzia艂aj膮, podobnie jak wsp贸艂praca mi臋dzy r贸偶nymi poziomami organizacji,
  3. zapewnia zmienno艣膰 proces贸w w odniesieniu do ich zgodno艣ci 鈥 zmienne ustawienia dzia艂ania systemu i konfigurowalny przep艂yw pracy zapewniaj膮 ni偶sze koszty, kr贸tszy czas wdro偶enia i wi臋ksz膮 elastyczno艣膰,
  4. pilnuje termin贸w 鈥  ich dotrzymanie jest warunkiem realizacji procesu. Informowanie o zbli偶aj膮cych si臋 terminach powinno by膰 zatem integraln膮 cz臋艣ci膮 odpowiedniego systemu,
  5. 艣ledzi koszty i umo偶liwia wsparcie realizacji przychod贸w  鈥 to, jak oprogramowanie wsp贸艂pracuje z danymi i jak je wykorzystuje w kolejnych operacjach finansowych poka偶e Ci jak bardzo jest rozwini臋te. Dobra wizualizacja danych pomo偶e w podejmowaniu decyzji mened偶erskich,
  6. wsparcie komunikacji 鈥 by膰 na bie偶膮co to podstawa udanego biznesu. Sprawd藕, czy i jakie 艣rodki komunikacji mo偶e zaoferowa膰 nowy system. Idealnie by艂oby, gdyby rozwi膮zanie integrowa艂o Helpdesk, Service Desk lub CRM ,
  7. akceptowalne koszty przysz艂ego rozwoju systemu 鈥 system powinien umo偶liwia膰 wprowadzanie niestandardowych zmian i tworzenie proces贸w bez interwencji programist贸w. Zmiana generacji oprogramowania mo偶e by膰 kosztowna, dlatego przy wyborze nale偶y wzi膮膰 pod uwag臋 ten czynnik.

Na czym jeszcze warto si臋 skupi膰?

  1. B膮d藕 przygotowany i jasno okre艣l swoje priorytety oraz oczekiwania wobec systemu, aby nie marnowa膰 czasu swojego, ani dostawcy systemu,
  2. wykonaj dok艂adne badanie rynku,
  3. popro艣 o prezentacj臋 systemu, dobry dostawca mo偶e j膮 zapewni膰 i nie pobiera za ni膮 op艂aty,
  4. je艣li jeste艣 zainteresowany systemem, popro艣 o DEMO lub TRIAL i czas na przetestowanie systemu,
  5. zarezerwuj zasoby na testowanie, rozdziel odpowiedzialno艣膰 za wdro偶enie systemu,
  6. upewnij si臋, 偶e dostawca zapewnia wsparcie i wskaz贸wki podczas testowania systemu oraz w trakcie p贸藕niejszego wdra偶ania systemu do produkcji,
  7. aktywnie komunikuj si臋 z dostawc膮 w trakcie test贸w, co pozwoli r贸wnie偶 pozna膰 jego mo偶liwo艣ci, do艣wiadczenie, poziom komunikacji i opcje w razie problem贸w,
  8. wybierz dostawc臋 wed艂ug do艣wiadczenia. Wiedza i najlepsze praktyki z wielu wdro偶e艅 b臋d膮 mile widziane,
  9. wyznacz cele, kt贸re b臋dziesz w stanie osi膮gn膮膰.

W organizacji zwykle istniej膮 trzy grupy pracownik贸w wdra偶aj膮cych zmiany :

  • zwolennicy zmian
  • neutralni pracownicy
  • przeciwnicy zmian

Nale偶y zaanga偶owa膰 jak najwi臋ksz膮 liczb臋 pracownik贸w w proces wdra偶ania nowego systemu i regularnie informowa膰 ich o statusie. Nie ma sensu przekonywa膰 przeciwnik贸w, skup si臋 na neutralnych pracownikach.

Udzia艂 pracownik贸w we wdra偶aniu systemu jest kluczowym elementem sukcesu.

Wybieraj膮c system, kt贸ry ma pom贸c dos艂ownie 鈥瀘czy艣ci膰鈥 procesy biznesowe, nale偶y wzi膮膰 pod uwag臋 tak偶e dostawc臋. 

Przygotowanie projektowe i techniczne, zapewnienie zasob贸w ludzkich, dost臋pno艣膰 wsparcia nie tylko we wdro偶eniu, ale tak偶e w rozwoju i utrzymaniu systemu jest r贸wnie wa偶ne jak jego funkcjonalno艣膰. Do艣wiadczenie dostawcy jest zatem niezwykle wa偶ne przy wyborze oprogramowania.

Oprogramowanie CDESK, dzi臋ki swojej modu艂owo艣ci, elastyczno艣ci w pracy z danymi i mo偶liwo艣ci 艂膮czenia si臋 z innymi systemami, pomaga setkom klient贸w zapewni膰 profesjonaln膮 obs艂ug臋 i porz膮dek w procesach firmy. W prostym diagramie dowiedz si臋, jakie agendy mo偶e obj膮膰 CDESK i skontaktuj si臋 z nami, je艣li jeste艣 ciekawy, w jaki spos贸b mo偶emy bezpo艣rednio pom贸c Tobie i Twojej firmie.

CDESK moduls diagram PL • itweek.pl - nowy serwis informacyjny dla IT

Je艣li zdecydujesz si臋 uporz膮dkowa膰 procesy w swojej firmie, nie wahaj si臋 wypr贸bowa膰 naszego oprogramowania CDESK, kt贸re rozwijamy w oparciu o wymagania klient贸w od 2003 roku.

CDESK ecosystem all devices 1 • itweek.pl - nowy serwis informacyjny dla IT
Martin Ondr谩拧ik

In偶. Martin Ondr谩拧ik
CDESK, CM Sales Manager