Digitalizacja i automatyzacja procesów? 7 punktów, jak wybrać odpowiedni system

Każda firma ma dziś potrzebę digitalizacji i automatyzacji. Jest to naturalny proces, który jeśli nie jest odpowiednio zarządzany przez firmę, będzie ona miała problem w walce z konkurencją. Ten mecz odbywa się wewnątrz firmy, na poziomie cyfrowym. Zaletą jest to, że znasz swoje środowisko korporacyjne, dzięki czemu możesz bardzo dobrze reagować. Każda firma ma bezpośredni wpływ na stosowane praktyki i procesy. To właśnie ich digitalizacja i automatyzacja jest sposobem na wyprzedzenie konkurencji w postaci wyższej wydajności i niższych kosztów, przy tym samym lub wyższym obciążeniu pracą.

W tym artykule dowiesz się, jak wybrać i wdrożyć system, który zapewni Ci przewagę konkurencyjną.

Wprowadzenie systemu do procesów następuje zazwyczaj wtedy, gdy w firmie pojawiają się problemy. Należy pamiętać, że każda organizacja jest tak wydajna, jak jej najsłabsze ogniwo. A to często tkwi w niezarządzanych procesach. Obecnie istnieje oprogramowanie dla każdej pracy lub działalności biznesowej w organizacji. Może ono zdigitalizować działalność, a tym samym zbudować przejrzystą, cyfrową firmę lub instytucję.

Podstawowym problemem i niestety rzeczywistością dla firm i organizacji jest fakt, że wiele firm korzysta z kilku różnych rozwiązań programowych, które rzadko komunikują się ze sobą w celu zbudowania środowiska cyfrowego. Powstawanie redundancji, duplikacji, nieprzejrzystości są zatem częstymi konsekwencjami.

Jak wybrać odpowiedni system do digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych?

System powinien spełniać następujące kryteria :

1. obejmuje jak najwięcej powiązanych ze sobą procesów, które podlegają digitalizacji, umożliwia automatyzację procesów – przy wyborze należy skupić się na procesach, które można zdigitalizować i rutynowych czynnościach, które da się zautomatyzować,
2. integruje agendy firmowe  – system sam obsługuje agendy lub umożliwia łączenie się z innymi systemami, w których te agendy są obsługiwane, unikając w ten sposób niepotrzebnego powielania danych, procesy działają, podobnie jak współpraca między różnymi poziomami organizacji,
3. zapewnia zmienność procesów w odniesieniu do ich zgodności – zmienne ustawienia działania systemu i konfigurowalny przepływ pracy zapewniają niższe koszty, krótszy czas wdrożenia i większą elastyczność,
4. pilnuje terminów –  ich dotrzymanie jest warunkiem realizacji procesu. Informowanie o zbliżających się terminach powinno być zatem integralną częścią odpowiedniego systemu,
5. śledzi koszty i umożliwia wsparcie realizacji przychodów  – to, jak oprogramowanie współpracuje z danymi i jak je wykorzystuje w kolejnych operacjach finansowych pokaże Ci jak bardzo jest rozwinięte. Dobra wizualizacja danych pomoże w podejmowaniu decyzji menedżerskich,
6. wsparcie komunikacji – być na bieżąco to podstawa udanego biznesu. Sprawdź, czy i jakie środki komunikacji może zaoferować nowy system. Idealnie byłoby, gdyby rozwiązanie integrowało Helpdesk, Service Desk lub CRM ,
7. akceptowalne koszty przyszłego rozwoju systemu – system powinien umożliwiać wprowadzanie niestandardowych zmian i tworzenie procesów bez interwencji programistów. Zmiana generacji oprogramowania może być kosztowna, dlatego przy wyborze należy wziąć pod uwagę ten czynnik.

Na czym jeszcze warto się skupić?

1. Bądź przygotowany i jasno określ swoje priorytety oraz oczekiwania wobec systemu, aby nie marnować czasu swojego, ani dostawcy systemu,
2. wykonaj dokładne badanie rynku,
3. poproś o prezentację systemu, dobry dostawca może ją zapewnić i nie pobiera za nią opłaty,
4. jeśli jesteś zainteresowany systemem, poproś o DEMO lub TRIAL i czas na przetestowanie systemu,
5. zarezerwuj zasoby na testowanie, rozdziel odpowiedzialność za wdrożenie systemu,
6. upewnij się, że dostawca zapewnia wsparcie i wskazówki podczas testowania systemu oraz w trakcie późniejszego wdrażania systemu do produkcji,
7. aktywnie komunikuj się z dostawcą w trakcie testów, co pozwoli również poznać jego możliwości, doświadczenie, poziom komunikacji i opcje w razie problemów,
8. wybierz dostawcę według doświadczenia. Wiedza i najlepsze praktyki z wielu wdrożeń będą mile widziane,
9. wyznacz cele, które będziesz w stanie osiągnąć.

W organizacji zwykle istnieją trzy grupy pracowników wdrażających zmiany :

• zwolennicy zmian
• neutralni pracownicy
• przeciwnicy zmian

Należy zaangażować jak największą liczbę pracowników w proces wdrażania nowego systemu i regularnie informować ich o statusie. Nie ma sensu przekonywać przeciwników, skup się na neutralnych pracownikach.

Wybierając system, który ma pomóc dosłownie „oczyścić” procesy biznesowe, należy wziąć pod uwagę także dostawcę. 

Przygotowanie projektowe i techniczne, zapewnienie zasobów ludzkich, dostępność wsparcia nie tylko we wdrożeniu, ale także w rozwoju i utrzymaniu systemu jest równie ważne jak jego funkcjonalność. Doświadczenie dostawcy jest zatem niezwykle ważne przy wyborze oprogramowania.

Oprogramowanie CDESK, dzięki swojej modułowości, elastyczności w pracy z danymi i możliwości łączenia się z innymi systemami, pomaga setkom klientów zapewnić profesjonalną obsługę i porządek w procesach firmy. W prostym diagramie dowiedz się, jakie agendy może objąć CDESK i skontaktuj się z nami, jeśli jesteś ciekawy, w jaki sposób możemy bezpośrednio pomóc Tobie i Twojej firmie.

Jeśli zdecydujesz się uporządkować procesy w swojej firmie, nie wahaj się wypróbować naszego oprogramowania CDESK, które rozwijamy w oparciu o wymagania klientów od 2003 roku.

Inż. Martin Ondrášik
CDESK, CM Sales Manager